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档案的接收与归档程序

 

一、科研档案

1、以课题为立档单元。课题负责人对归档负责,由研究组兼职档案员负责归档;

2、研究课题结束后于次年10月底前归档;

3、没有按时结题的课题,要填写“延期归档申请单”并经科技处或重大项目与质量处领导批准后可缓期归档;

4、归档结果纳入研究组年终绩效考核;

5、归档程序:

a) 兼职档案员到科技处或重大项目与质量处接收本课题科研准备阶段的管理文件;

b) 到综合档案室领取并填写科研课题档案归档说明书(或网上下载),会同本课题预立卷材料,经课题负责人、室主任签字后会同本课题预立卷材料到综合档案室归档;

c) 归档按中华人民共和国档案行业标准GBT 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和中国科学院发ZKY/B002-1-2006号“中国科学院科研课题档案建档规范”要求执行。在专职档案员的指导下,负责部门的档案立卷工作;

d) 完成立卷后,持移交目录、“科研课题档案归档说明书”一起经科技处或重大项目与质量处负责人审查并在归档说明书上按照要求签字后送交综合档案室。

 

二、文书档案

1、职能部门兼职档案员负责做好预立卷工作,归档前综合档案室进行初验收;

2、填写移交目录,由部门领导审核同意归档;

3、每年四月底前将上一年度的文件材料移交综合档案室;

4、归档按中华人民共和国档案行业标准DAT22-2000《归档文件整理规则》的要求和中国科学院发ZKY/B002-4-2006号“中国科学院文书档案建档规范”要求执行。

 

三、建设项目档案

1、基建处、重大项目与质量处、财务资产处及项目承担部门兼职档案员负责做好预立卷工作;

2、在项目竣工验收通过后,三个月内由基建处、重大项目与质量处及项目承担部门等完成档案整改内容并移交综合档案室;

3、归档按中华人民共和国档案行业标准GBT 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2000《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T50328-2000《建设工程文件归档整理规范》、中国科学院发ZKY/B002-2-2006号“中国科学院基本建设项目档案建档规范”和“中国科学院JG固定资产投资项目档案建档规范”要求执行,兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作。

 

四、大型仪器设备(50万元以上)档案

1、财务资产处负责收集本部门形成的管理文件,同时监督研究组积累研究组购买大型仪器设备的管理文件材料和技术材料;

2、大型仪器设备开箱时,研究组兼职档案员通知财务资产处和综合档案室相关人员参加验收;

3、在大型仪器设备安装调试正常后,将归档说明书(综合档案室主页下载)、前期材料、随机材料和运行记录等由研究组兼职档案员一并收集、整理。

4、归档按中华人民共和国档案行业标准GBT 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和中国科学院发ZKY/B002-6-2006号“中国科学院科研仪器设备建档规范”要求执行,研究组兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作。

 

五、研究生学位论文档案

研究生答辩后,学位论文由研究生部统一收集、整理,每年6月底前完成归档工作并移交到综合档案室。

 

六、专利、奖状档案

由知识产权与成果转化处、重大项目与质量处每年第一季度前完成上年度形成的专利材料和奖状的归档工作。

 

七、公开发表论文档案

1、兼职档案员随时在所主页“科研成果““论文统计”登录系统界面录入相关数据;

2、每年12月末,由研究组完成当年论文著录工作(含提交全文电子版)。

 

八、会计档案

1、财务资产处兼职档案员负责会计档案预立卷工作;

2、会计档案自形成之日起在本部门保存一年,最长不超过三年;

3、第二年十月底前移交综合档案室。

4、归档按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(201579号令)、《中国科学院条件保障与财务局关于转发<财政部 国家档案局第79号令(会计档案管理办法)>的通知》 (科发条财函字201612号)要求以及中国科学院发ZKY/B002-7-2006号“会计档案建档规范”要求执行。兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作。

 

九、刊物档案

由科学传播处兼职档案员每年1月底前将上年度催化学报、色谱、天然气化学和化学物理通讯刊物移交并立卷归档。

 

十、声像档案

1、研究组、职能部门兼职档案员负责声像档案的预立卷工作;

2、办公室兼职档案员负责以所《年报》大事记中收录的事件为依据进行声像档案的归档,照片档案一般事件3-5张,重要事件全部归档;

3、职能部门的声像档案在每年8月底前与文书档案一同归档;

4、研究组的声像档案应在课题归档时与其他载体形态的档案一同移交综合档案室。

十一、去世五年后的人事档案

由人事处每年度10月底前归档。

 

 
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