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中国科学院档案管理工作标准

ZKY

 

中国科学院标准

ZKY/B0022005

 

 

 

 

 


档案管理工作标准

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2005 - 11 - 18 发布                         2006 - 01 - 01实施

 


中国科学院发布

 

ZKY/B0022005

 

 

   

 

本标准根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定制定。

本标准为第一次制定。

本标准由中国科学院办公厅提出并负责解释。

本标准由中国科学院批准。

本标准起草部门:中国科学院办公厅。

本标准主要起草人:蒋协助、吴立光、潘亚男、夏玉棉。

 


ZKY/B0022005

 

档案管理工作标准

 

1  范围

本标准规定了档案管理的条件保障,工作职责,档案接收、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等环节的基本要求。

中国科学院直属事业单位、院部机关的档案管理工作执行本标准。

中国科学院直接投资控股企业的档案管理工作参照执行本标准。

 

2  规范性引用文件

下列法律、法规和标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

中华人民共和国档案法

中华人民共和国档案法实施办法

DA/T12000 档案工作基本术语

 

3  定义

本标准采用下列定义。

31  档案

在科研生产和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

32  综合档案室

单位内部设置的集中管理本单位全部档案的部门。

33  全宗

单位在科研生产和管理活动中形成的全部档案。

34  案卷

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单元。

35  档案接收

综合档案室收存档案的过程。

36  档案整理

对应归档的文件材料进行分类、整理和编目,使之成为档案的过程。

37  档案编目

对档案进行著录并将条目组织成目录的过程。

38  档案保管

维护档案完整与安全的活动。

39  档案保护

防止档案受损、延缓档案褪变、抢救修复受损档案的活动。

310  档案利用

以借阅、复制、摘录等方式使用档案的活动。

311  电子档案

    已归档的电子文件、相应的支持软件产品及软、硬件说明。

312  院直属事业单位(简称单位)

中国科学院直属研究机构、分院、支撑机构和教育单位。

313  院部机关各部门

中国科学院院部机关内设机构。

314  主要领导

中国科学院及院直属事业单位主要负责人,院部机关各部门主要负责人。

315  分管领导

协助主要领导分管档案管理工作的负责人。

 

4  条件保障

41  单位必须设有综合档案室,明确其主管部门的职责。

42  档案工作应列入本单位年度工作计划,并明确分管领导,对本单位档案工作负全责。

43  单位应明确档案管理人员和归档相关人员的岗位职责,并保持档案管理人员的相对稳定。

44  单位应在经费、库房、设备等工作条件上给予保障。

 

5  要求

51  单位应建立以综合档案室为核心、以科研生产和管理部门兼职档案员为基础的档案管理体系。

52  档案的归档率、完整率、合格率均应达到90%以上。

53  对档案实行集中统一管理,建有相关管理制度。

54  严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》,对涉密档案进行管理。

55  档案管理人员须经专业培训并持证从岗。

56  单位和部门无拒绝归档现象。

 

6  工作职责

61  院办公厅档案管理职责

611  制订全院档案工作标准、规范及重要制度,并组织监督检查。

612  对全院档案工作进行宏观指导。

613  承担院部机关档案管理工作。

62  综合档案室职责

621  负责本单位各类档案接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交。

622  负责指导、组织完成本单位文件材料的立卷、归档。

623  制订本单位相应的工作规范和管理制度。

624  对本单位控股企业的档案工作进行业务指导。

63  兼职档案员的职责

631  督促、指导本部门人员建立预立卷。

632  组织完成本部门文件材料的形成积累、整理和归档工作。

 

7  档案接收

71  单位或部门应分别按照文书档案、科研课题档案、基本建设项目档案、仪器设备档案、大科学工程档案、著名人物档案、会计档案、人事档案、声像档案等建档规范立卷归档。

72  综合档案室应在各类档案建档规范规定的时间内接收档案,并办理交接手续。

 

8  档案整理

81  编制分类准确、相对固定的全宗档案分类方案。

82  依据全宗档案分类方案,编制各类档案分类表。

83  按照各类档案的建档规范,对档案进行编目。

 

9  档案保管

91  档案库房配备必要的设备、装具,符合安全防护要求。

92  档案存放位置标识清楚,便于查找。

93  经常检查档案保管情况,及时修复破损、变质档案。

 

10  档案利用

101  设立档案阅览室或专用场所,建立借阅制度,提供检索工具。

102  开展档案编研,提供档案信息资源。

103  未履行审批程序,有关档案不得向社会公开。

 

11  档案统计

    定期对档案、档案管理、库房管理以及档案人员的数量特征进行搜集、整理、统计、分析。

 

12  档案鉴定

121  定期组织对本单位档案价值进行鉴定,并逐卷填写档案鉴定表。

12. 2  根据鉴定结果,对失去价值的档案编制销毁清册,履行手续,集中销毁。

 

13  档案移交

131  院部机关档案定期向中央档案馆移交。

132  各单位全宗档案定期向中国科学院档案馆移交。

133  撤销单位的全宗档案,在被批准撤销之日起6个月内,向中国科学院档案馆移交。

 

14  电子档案管理

141  电子档案以不可擦写的电子介质存储,应有备份,分开保管,并注明相应的纸质档案档号。

142  应对电子档案定期维护,确保有效利用。

 

 

 

 

                                               

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