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档案借阅流程

 

一、 职工借阅档案办法

1.借阅本人所形成的非密档案(现仍在本组),可直接办理借阅。

2.借阅档案要填写“借阅档案资料审批表”。

3.借阅公开的档案可直接办理借阅(公开的文书档案也需所属部门领导审批);借阅本部门的内部、秘密级、机密级档案需经本部门领导审批;借阅非本部门的内部、秘密档案,除本部门领导审核外,还应经档案所属部门负责人审批;借阅非本部门的机密级档案,还需经重大项目与质量处审批;查阅绝密级档案还需经本单位法人批准,且绝密级档案禁止复印和带出综合档案室。

4.借阅密级档案,档案所属部门领导不是涉密人员的,除本部门领导同意后,还需经重大项目与质量处领导审批。

5.借阅密级档案带走须2人(至少1人为涉密人员)持本人出入门卡或工作证到综合档案室办理借阅手续。

6.低密级涉密人员不得多次借阅高密级涉密档案。

二、离退休人员借阅档案办法

1. 离退休人员只准许借阅非密课题档案,需填写“借阅档案资料审批表”,并由科技处批准后方可借阅。

2. 离退休人员借阅其它门类档案(非密)需经相关部门负责人批准。

三、借阅已解散研究组的档案办法

借阅以前档案、现研究组已解散的,档案归属不明确,需填写“借阅档案资料审批表”,非密课题由科技处审批;涉密课题由重大项目与质量处审批(参见第一条)。

四、 外单位人员借阅档案办法

借阅各门类档案(非密)需经相关部门领导批准方可借阅。

五、借阅中国科学院档案馆馆藏本所档案办法

1. 通过电话、邮件等方式查阅档案者,需填写本所“借阅档案资料审批表”,公开、内部档案由科技处审批;涉密档案由重大项目与质量处审批(参见第一条);文书、声像档案由办公室审批。并附带查档内容需求信息发往档案馆,由中科院档案馆档案人员负责查询后,将所查信息反馈利用者。

2. 到中科院档案馆利用档案者,需持“借阅档案资料审批表(大连化物所)”及单位介绍信(指外单位利用者),前往中科院档案馆阅览室查阅档案。借阅审批手续参见上一条,审批表中需相关部门负责人签字和加盖部门印章。

六、档案借阅期限

1. 借阅密级档案应按期归还,机密级档案最长不超过7天,秘密级档案最长不超过15天。如需继续使用,需办理续借手续。到期催还不归还的,报送保密处。

2. 借阅非密档案须在当年1231日前归还,若需要继续使用,应办理相关续借手续,对丢失的档案将按国家《档案法》有关规定执行。

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